menu
Przepis na udaną konferencję? Sprawdź, jak zorganizować ją krok po kroku

Przepis na udaną konferencję? Sprawdź, jak zorganizować ją krok po kroku

Lowest price only on our site
Arrival
29 Mar
Departure
30 Mar
Naturalne wyroby
from 55 pln kg produktu
Naturalne wyroby Oferta Wielkanocna wyrobów własnych see details
  1. Fabulously charming
  2. Blog
  3. Przepis na udaną konferencję? Sprawdź, jak zorganizować ją krok po kroku

Przepis na udaną konferencję? Sprawdź, jak zorganizować ją krok po kroku

Powierzono Ci zadanie przygotowania wydarzenia branżowego? Chcesz do niego podejść profesjonalnie i osiągnąć sukces? Przed Tobą spore wyzwanie. Organizacja konferencji wymaga dużej pracy i zaangażowania wielu osób oraz środków. Niezależnie od tego, czy chcesz przygotować niewielki event, czy też międzynarodowe spotkanie biznesowe, kluczowy jest dobry plan. Dowiedz się, jak zrobić konferencję, na co zwrócić uwagę podczas jej organizacji i dlaczego opinia uczestników jest ważna.

Krok 1: Opracuj koncepcję konferencji 

Każda konferencja jest inna i wymaga zastanowienia się nad jej koncepcją. Podstawowe pytania, na jakie powinieneś sobie odpowiedzieć jako organizator to:

Jaki jest cel konferencji?

Powód zorganizowania konferencji powinien być interesujący dla jej uczestników. Twoje wydarzenie może mieć charakter naukowy, skupiać się na nowych technologiach lub rozwijać relacje biznesowe. Określ cel konferencji, a ułatwi to dobór prelegentów i miejsca spotkania.

Kto pojawi się na konferencji?

Profil gości biorących udział w Twoim wydarzeniu, nie może być przypadkowy. Zastanów się, na kogo obecności Ci zależy, jakich gości chcesz przyciągnąć i ilu ich będzie.

Jaki jest budżet konferencji?

Koszty wydarzenia nie pozostają bez znaczenia. Od tego, jakim budżetem dysponujesz, zależy złożoność całego przedsięwzięcia. Nie zapomnij też o określeniu kwoty na nieprzewidziane wydatki.

Krok 2: Stwórz plan konferencji

Bez dobrego planu konferencyjny event nie ma szansy na powodzenie. Plan powinien uwzględniać jak najwięcej szczegółów. Spróbuj też przewidzieć niespodziewane sytuacje, które mogą pojawić się podczas organizacji wydarzenia oraz podczas trwania konferencji. Pozwoli to na opracowanie scenariusza radzenia sobie z trudnościami. Określ ramy czasowe swoich działań i wyznacz ostateczne terminy poszczególnych etapów pracy dla siebie i swoich współpracowników.

Przed konferencją zaplanuj druk materiałów informacyjnych i wysyłkę zaproszeń. Również na tym etapie bardzo ważne są koszty. Jeszcze raz przyjrzyj się budżetowi. To dobry moment, by podjąć ostateczną decyzję, ile pieniędzy przeznaczyć na organizację konferencji.

Podczas przygotowywania spotkania będziesz rozmawiać i kontaktować się z wieloma osobami. Przygotuj listę numerów telefonu i maili do osób zaangażowanych w konferencję.

Mężczyzna robiący notatki

Krok 3: Wybierz miejsce

Na sukces konferencji ma wpływ wiele czynników. Kluczowym jest jednak miejsce, gdzie odbędzie się wydarzenie. Dogodna lokalizacja w ciekawym otoczeniu, bogata infrastruktura i nowoczesne wyposażenie sal konferencyjnych to przepis na sukces. Zwróć uwagę również na dojazd i wystarczającą liczbę miejsc parkingowych.

Jeżeli interesuje Cię organizacja konferencji w hotelu, zapoznaj się z ofertą Doliny Charlotty. Miejsce to położone jest w niedalekiej odległości od morza, pomiędzy Ustką a Słupskiem. Obiekt dysponuje dużą i małą salą konferencyjną z pełnym wyposażeniem multimedialnym. Dolina Charlotty ma dla organizatorów konferencji kompleksowy pakiet usług. Poza standardową ofertą wydarzeń branżowych istnieje możliwość zorganizowania również atrakcji dodatkowych, np. koncertu. Konferencja w Dolinie Charlotty to idealne miejsce do wymiany wiedzy i kształtowania relacji biznesowych.

Krok 4: Prześledź całą imprezę

Główne punkty Twojego planu konferencji są już określone? Wiesz, gdzie odbędzie się konferencja i kto na nią przybędzie? Czas przejść do szczegółów. Jeżeli skorzystasz z usług doświadczonego obiektu, takiego jak Dolina Charlotty, możesz liczyć na kompleksową pomoc. Obejmie ona nie tylko przygotowanie sal konferencyjnych, noclegów i smakowitej kuchni, ale także możliwość organizacji dodatkowych atrakcji. Dzięki takim bonusom Twoje wydarzenie będzie miało niepowtarzalny charakter. Powierzając imprezę sprawdzonemu teamowi, zyskasz spokój i dodatkowy czas. Dolina Charlotty ma duże doświadczenie i wie, jak zorganizować konferencję.

Kiedy już wszystko zostanie ustalone, jeszcze raz prześledź plan całej imprezy. Upewnij się, że o niczym nie zapomniałeś i wiesz, za co odpowiadają poszczególne osoby. Dobrym pomysłem jest również zaplanowanie próby generalnej przed konferencją.

Krok 5: Zbierz opinię

Czy Twoja konferencja okazała się sukcesem? Zapytaj o to uczestników. Ich opinia to doskonałe źródło informacji. Dowiesz się, co warto poprawić, by w przyszłości organizować coraz lepsze eventy. Uczestników konferencji o opinię możesz zapytać bezpośrednio po konferencji za pomocą ankiety lub skontaktować się z nimi telefonicznie kilka dni po wydarzeniu. O co warto zapytać? Ważna jest ocena części merytorycznej i wystąpień prelegentów. Nie bez znaczenia pozostają też pytania o miejsce konferencji, dojazd i serwowaną kuchnię.

Uścisk dłoni

Teraz już wiesz, że organizacja konferencji krok po kroku to wyzwanie. Z dobrym planem i zaangażowanymi ludźmi uda Ci się przygotować ją na najwyższym poziomie. Pamiętaj tylko o dobrym przygotowaniu!

mobile nav bg
See on map
Newsletter

In order to provide services at the highest level, the Service uses cookies stored in the browser's memory. Detailed information about the purpose of their use, including processing of user activity data and advertising personalization, as well as the possibility to change cookie settings, can be found in the Privacy Policy.
By clicking ACCEPT ALL, you consent to the use of technologies such as cookies and to the processing by TOURTREND Sp. z o.o., Strzelinko 14, 76-200, Słupsk, of your personal data collected on the Internet, such as IP addresses and cookie identifiers, for analytical and marketing purposes (including automated ad targeting, measuring their effectiveness, and processing user data for analytical purposes). You can change cookie settings and detailed consent preferences in the settings.

Manage privacy settings
Essential cookies

Cookies necessary for the operation of services available on the website, enabling browsing offers or making reservations, supporting security mechanisms, including user authentication and abuse detection. These files are required for the proper functioning of the website. They do not require your consent.

Analytical cookies

Cookies allowing the collection of information about the user's use of the website in order to optimize its functioning and adapt it to user expectations. By consenting to these cookies, you agree to the processing of data regarding your activity on the site for analytical purposes.

Marketing cookies

Cookies enabling the display of marketing content tailored to the user's preferences and directing marketing offers to them corresponding to their interests, including information about user activity, products, and services of the site administrator and third parties. Consent to these cookies means that your data may be used for advertising personalization and analysis of the effectiveness of our advertising campaigns.

Your preferences have not yet been saved